Réunion cercle Pilotage 25/02/2017

Compte Rendu de la réunion du cercle de pilotage du 25 février 2017 14h10 > 16h35

Animateur : Alain

Rédacteurs : Alise, Thibio

Présents : Arménia, Alise, Cyril, Econo, Alain, Anthony, MattL, François, Thibio, Andrea

ODJ

• Refonte Statut&RI OSE 2017 vos retours pour diffuser à l'externe
• PV -AG 2016 - URGENT
• Récurrence des réunions
• Stage R&D Antoine Dufour Stagiaire de Centrale Lille du 16/01 au 10/02
• inscription à la maker faire Paris 2017
• adhésion 2017
• Récapitulatif des différentes idées de subventions/financements (anciennes cartes)
• Startup Weekend AgriTech - Paris - 17 19 mars
• OSE US - Design Sprints - Open Source Ecology
• OSE Marseille (quel besoin ?)
• Kévin quels liens ?
• Définition des priorités : le proto, le proto !
• Point avancement cercle de pilotage++++++++++
• Autres : contact avec framasoft, tamata

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Refonte statut & règlement intérieur

• Refonte statut

Nous les avons re-travaillé concernant la gouvernance, les cercles, les antennes locales

→ semble conditionner les déclarations en préfecture https://www.siege-social.com/faq/domiciliation-association → section "importance du siège social"

→ confirmation : https://www.associatheque.fr/fr/guides/fonctionner/modification/formalites_declaration.html → [la déclaration de modification ] est déposée auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture ou de la DDCS (Direction départementale de la cohésion sociale) dans le ressort de laquelle l’association a son siège social. En cas de transfert de siège social dans le ressort d’un autre département ou arrondissement, la déclaration doit être effectuée auprès de la préfecture, sous-préfecture ou DDCS du nouveau siège.

• Règlement intérieur

Rappel des 4 principes de gouvernance en matière de sociocratie :

• prise de decision par consentement
• fonctionnement par cercle
• double lien entre chaque cercle
• élections sans candidat

nota : sociocratie se rapproche plus de la philosohie opensource, holacratie se rapproche plus de la philosophie du libre

Chez OSE les cercles "inférieurs" (terme utilisé dans la sociocratie) sont appelés cercles fonctionnels Un cercle projet est transversal, il fonctionne un peu comme un tableau croisé dynamique Une antenne locale est un sous cercle dans vie associative (via son binome)

À terme la création d'une structure plus économique sera peut être envisagée (SCOP, SCIC...)

TODO Nous proposons de continuer à co-écrire ensemble pour fixer une version et la soumettre à des "partenaires experts" (Dominique Duperret (LCAFFB), Jérémy (La Paillasse), Avocat Conseil...

Vérifier si on est obligé de déposer les statuts dans la même sous préfecture que l'adresse de l'asso

Quid de l'adresse pour le siège social ?

→ laisser une semaine pour re-lire

→ fixer une version pour max fin mars

→ faire framadate : https://framadate.org/HmZ2GRrUjJ6Ho4oV

PV -AG 2016

Alain dépose jeudi 2 mars à Cergy

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Récurrence Réunion

Mettre en place des réunions récurrentes => proposer un framadate pour des dates de récurrence

Faire en sorte d'accélerer et faciliter les prises de décisions

Bien dissocier les sujets pour qu'ils soient abordés par les cercles fonctionnels

Si question particulière "panic button"

Stage R&D Antoine Dufour Stagiaire de Centrale Lille du 16/01 au 10/02

cf : http://wiki.opensourceecologie.org/index.php/Retour_stage_Antoine_16/01/17-10/01/17

ToDo : centraliser les docs nécessaires en vue de l'accueil d'un prochain stagiaire

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Adhésions 2017

• Helloasso ? année civile ? dolibar ? une campagne par AG ?
• Cotisation 2017 ?

Lien : https://www.helloasso.com/associations/open-source-ecologie

On communique sur la newsletter pour les relancer et on donne jusqu'à juin pour adhérer

Prévoir campagne de communication pour adhésion et dons

Récapitulatif des différentes idées de subventions/financements (anciennes cartes)

• Point avancement dossier de présentation
• Centraliser dans un fichier l'ensemble des projets, subventions
• Dossier Maker faire : http://paris.makerfaire.com/appel-aux-makers/ (stand OUI ? intervention pourquoi pas, animation pas trop le temps
• Voir documentation dans le cloud
• Préparer trame formulaire et définir les champs essentiels pour "centraliser" les appels à projet (→ Cyril, Anthony, Thibio) http://etherpad.ose.la/p/formulaire_appel_a_projet

ToDo

• Faire une liste qui reprends tous les documents déjà dispo sur Trello → https://trello.com/c/lQtddvg4/114-dossier-de-presentation-de-l-association
• Co-écrire une trame ensemble → framdoc
• Co-écrire une présentation ensemble → framslide
• TOUT centraliser sur le wiki

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Events

Startup Weekend AgriTech - Paris - 17-19 mars

inscription payante... à voir https://trello.com/c/oSHITNLi/57-startup-weekend-agritech-paris-17-19-mars

NB : sponsor Google, fort probable que ce soit exclusivement orienté BigData, soit tout numérique

OSE US - Design Sprints

Open Source Ecology → Cyril propose de suivre la démarche

Makerfaire

→ Antony : inscription

Évènement très important en terme de contacts/nouveaux adhérants.

Dates non définies actuellement → l'inscritpion doit être réalisée avant le 15 avril !

Hackathon WikiFab

Cyril sera présent

https://www.facebook.com/lowtechlab/?hc_ref=PAGES_TIMELINE

https://www.facebook.com/events/1230184230392640

http://feedback.wikifab.org/t/hackathon-wikifab-low-tech-lab-la-faq/165

Camp OSE

Date ? pas après avril puisqu'il y a l'AG fin juin

→ Thibaut : rédiger un déroulé de l'event pour la fin de semaine 9.

Event L'Hermitage (Oise), 13 mai - toute la journée

http://ydl1.r.ah.d.sendibm4.com/5gjxb40k13f.html

Évènement très important en terme de contacts/nouveaux adhérants et bien plus (projet d'un lieu écolo-geek sur 30 hectares !)

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Antennes locales

OSE Amiens ? Ouverture OSE Lyon ?, OSE Marseille (quel besoin ?) → second semestre 2017

Le prototype

C'est la priorité de l'association ! Nous devons fixer une date et des lieux. Pour les lieux → se rapprocher de l'Atelier Paysan pour appel à un lieu de l'atelier "longue durée" ET un lieu pour les mini workshop

2 lieux : le lieu où il sera co construit, le lieu où il sera construit

L'argent collecté est là pour financé le prototype alpha

Le démonstrateur est chez Damien (bicytractor) Armenia a créé un planning pour ressources dispos Fixons une date et un lieu Quels sont les cercles concernés ? Affiner la liste de matériaux : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VT27aVlAoG05MwlxVnYqm-Res7ntGZ0N396sITVZ2Cs/edit#gid=355111870

Prochaine réunion cercle R&D OK pour mini ateliers au techshop @regionParisienne => programmer toutes les sessions Finaliser budget : liste de courses, abonnement techshop, déplacement Commencer à rechercher un lieu pour cet été Choix techniques & liste à transmettre à Thomas Pour l'atelier final → bloquer une date pour anticipation des congès des uns et des autres

Point avancement Cercles fonctionnels

Définir La personne référente pour :

• Cercle de vie associative : ?
• Cercle iT : ?
• Cercle financement : Anthony

Envoyer le lien pour les dates workshops.

Merci à tous.