Guide Trello

Pourquoi Trello ?

Trello est une plateforme de travail collaboratif, très pratique pour faire des choses à plusieurs sans échanger des centaines d'emails. C'est gratuit mais malheureusement pas Open Source.

Nous l'utilisons pour notre organisation interne. Cela nous permet d'avoir des discussions collectives, documentées, ouvertes aux nouveaux venus, et permettant un archivage chronologique et thématique.

Si vous souhaitez contribuer aux activités internes de l'association, que ce soit physiquement ou virtuellement, vous devez vous inscrire sur Trello.

Tutoriel

Commencer

• Il faut créer un compte utilisateur avec une adresse email.
• La première page que l'on obtient est la page d'accueil. Où que vous soyez sur le site, vous pouvez revenir à la page d'accueil en cliquant sur le logo Trello tout en haut de l'écran.
• Depuis la page d'accueil, cliquer sur votre nom en haut à droite, puis sur //profile//. Sur la page de profil, tout en haut cliquer sur //edit profile//. Renseignez votre nom (celui avec lequel vous allez apparaitre dans les discussions)et votre //username// (sorte de diminutif qui permet aux autres de vous citer: prenez quelque chose de semblable, par exemple Jean.D ou JDupond).
• Ça y est, vous êtes inscrit sur Trello.
• Important : pour pouvoir voir et participer à nos pages Trello, vous devez maintenant rejoindre notre //organisation//. Pour cela, transmettez votre nom et votre //username// à votre contact dans l'association, ou bien au Cercle Vie Associative, ils pourront vous inviter.

Principes généraux

Tableaux, listes et cartes

Sur la page d'accueil, le tableau nommée //Welcome Board// permet de se familiariser avec les toutes premières fonctionnalités. Et notamment de comprendre la distinction entre les //boards// (tableaux), les listes, et les //cards// (cartes ou tuiles).

Vidéos de démonstrations

Silencieuse et très courte, cette vidéo https://www.youtube.com/watch?v=zMRzS2tA0ic, permet de faire le tour très rapidement.

Plus complète et en français, https://youtube/DqmXYPNrHcw?t=179 illustre bien les fonctionnalités et propose une manière d'organiser son travail dans trello.

Voici aussi le http://help.trello.com/article/899-getting-started-video-demo tutoriel d'introduction officiel, en anglais. Il est disponible dans la section //help// du site, où on pourra trouver toutes les informations pour utiliser Trello.

Précisions sur les fonctions cruciales pour nous

Membres

• Les membres de l'organisation OSE peuvent voir les tableaux et leur contenus, sans pouvoir écrire.
• Les membres d'un tableau peuvent y écrire, y agir, y être cités et être membre des cartes (impossible sinon). Ils n'ont pas nécessairement de notifications sur l'activité du tableau.
• Les membres d'une cartes sont notifiés dès qu'il y a une activité. Les membres d'une liste sont notifiés dès qu'il y a une activité sur des cartes de la liste.
• Dans notre configuration, chacun peut soi-même se nommer membre de toutes ces structures (sauf pour l'organisation, sur invitation seulement).

Notifications

• Pour recevoir des notifications en cas d'activité sur un tableau, une liste, ou une carte, il faut y souscrire. Bouton //suscribe// //s'abonner// dans les menus de droite.
• Pour notifier quelqu'un en particulier sur une information ponctuelle dans un commentaire d'une carte (si il n'a pas souscrit à la carte), on peut le citer en utilisant @//username//.
• Lorsque l'on créée une carte pour demander une information ou un service, il faut souscrire à la carte sinon on ne sera pas prévenu qu'une réponse est arrivée.

Barre de recherche

La barre de recherche, en haut à gauche, est assez puissante. Elle permet de vérifier qu'une information n'existe pas déjà avant de la poster une nouvelle fois.

Typographie

Il y a des petits codes à ajouter dans les commentaires ou dans les descriptions des cartes pour écrire des titres, faire des listes, etc. Voir http://help.trello.com/article/821-using-markdown-in-trello.

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Nos usages et règles d'utilisations

Nos tableaux

Nous avons un tableau pour chaque cercle de l'association (Cercle vie associative, Cercle budget & financement, Cercle technologies de l'information, Cercle R&D, Cercle open documentation, Cercle communication, Cercle relations extérieures, Cercle de pilotage) où les différents aspects de ces activités sont discutés. Des tableaux supplémentaires peuvent éventuellement être crées en plus pour des sous-projets volumineux comme l'organisation d'un gros événement ou encore les projets de R&D (Concentrateur solaire, tracteur, four à pain...). Il y a aussi la planche "calendrier public" en accès libre (sans compte trello) depuis le site web.

C'est ainsi, par exemple, que les membres du Cercle communication peuvent venir réclamer une photo d'illustration au Cercle R&D sur un des projets techniques. Le premier qui trouve la demande peut y répondre directement sans multiplier les emails.

Conseil : souscrivez au calendrier public ainsi qu'aux planches qui vous intéressent pour être au courant de ce qui s'y passe (c'est réversible).

Partager un événement

Vous participez à un événement, une conférence, un festival ? Vous organisez une réunion ou vous animez un stand OSE ? Créez une nouvelle carte dans le calendrier public avec la description et la date, tout le monde y aura accès.